AI-OCRで電子帳簿保存法に対応できる？

改正電子帳簿保存法により、電子取引データの保存が必要となったほか、国税関係書類をスキャナ保存する際の要件も定められています。紙で受け取った請求書や領収書などをAI-OCRでデジタル化する場合も、AI-OCRによる読み取りだけでなく、保存方法や検索機能などの要件を確認する必要があります。

この記事では、電子帳簿保存法が求める主な要件とAI-OCRで対応できる範囲、保存時に確認したいポイントを解説します。

電子帳簿保存法が求める要件と
AI-OCRの守備範囲

電子帳簿保存法では、国税関係書類を電子データとして保存する場合、真実性や可視性、検索機能の確保などが求められます。AI-OCRの読み取り機能だけでこれらすべての要件を満たせるとは限らないため、保存先のシステムや運用方法まで含めて確認することが大切です。

真実性の確保

スキャナ保存では、タイムスタンプの付与や訂正・削除履歴の管理など、保存したデータの真実性を確保するための要件があります。AI-OCRによる文字読み取りだけでは、こうした保存機能までカバーできない場合があります。保存先のシステムがどのような履歴管理や訂正・削除防止の機能を備えているかを見極めることが大切です。

可視性の確保

保存した書類を必要なときに画面や書面で明瞭に確認できるよう、見読可能性を確保する必要があります。AI-OCRでは画像から文字データを抽出できますが、元画像の保存や表示・出力まで対応しているかは製品によって異なります。電子帳簿保存法への対応を検討する際は、読み取り機能だけでなく、保存した画像を確認・出力できる仕組みも押さえておきましょう。

検索性の確保

保存したデータについては、取引年月日その他の日付、取引金額、取引先などを検索条件として設定できるようにする必要があります。AI-OCRで文字を読み取って保存するだけでは、必要な検索機能を満たせるとは限りません。読み取り結果を項目ごとに登録するなど、必要な情報を検索できる状態にしておくことが求められます。

AI-OCRで電帳法対応するときの
実務上の注意点

AI-OCRを電帳法対応に利用する場合は、読み取り精度だけでなく、その後のデータ処理や保存まで含めて業務フローを設計する必要があります。特に、紙で受け取る書類と電子データで受け取る書類では処理方法が異なるため、それぞれの保存方法を整理しておきましょう。

紙と電子取引データの保存フローを整理する

紙で受け取った請求書や領収書などをスキャナ保存する場合と、メールやWebサービスなどで受け取った電子取引データを保存する場合では、求められる法的要件や保存ルールが異なります。紙の書類はAI-OCRで読み取る、電子取引データは受け取った電子データを保存するなど、書類の受領方法に応じたフローを整理しておきましょう。

読み取りエラー時の修正フローを決める

AI-OCRで読み取った文字や金額などに誤りがあった場合は、誰が内容を確認し、どのように修正するのかをあらかじめ決めておく必要があります。読み取り結果の確認者や修正方法、修正後のデータをどのように管理するかまで業務フローに組み込んでおくと、運用時の対応が明確になります。

JIIMA認証の有無も確認する

電子帳簿保存法への対応を目的としてシステムを選ぶ場合は、JIIMA認証を取得しているかどうかも判断材料の一つになります。JIIMA認証は、電子帳簿保存法の要件に対応したソフトウェアであることを確認する際の参考情報として活用できます。ただし、実際の運用が自社の保存方法や業務フローに適合するかは、個別に確認することが必要です。